Gerätedokumente verwalten

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Dokumente zu Ihren Ally-Geräten hochladen, anzeigen und verwalten. Nutzen Sie Dokumente, um Installationsanleitungen, Garantieinformationen, Inbetriebnahmeberichte und Fotos zu speichern.

Gerätedokumente verstehen

Mit der Dokumentenfunktion können Sie Dateien direkt an Geräte in Leanheat Monitor anhängen. So bleiben wichtige Informationen zentral gespeichert und für alle zugänglich, die das Gerät verwalten.

Häufige Dokumenttypen:

• Installationsanleitungen und Handbücher
• Garantiezertifikate und Garantiebedingungen
• Inbetriebnahmeberichte
• Installationsfotos
• Dokumentation der Konfigurationseinstellungen
• Wartungsprotokolle
• Kalibrierzertifikate
• Notizen zur Fehlerbehebung

Dokumente hochladen

Schritt 1: Registerkarte „Dokumente" öffnen

1. Gehen Sie zu Geräteverwaltung
2. Klicken Sie auf ein Gerät
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente

Schritt 2: Dokument hochladen

Es gibt zwei Möglichkeiten zum Hochladen:

Methode 1: Ziehen und Ablegen (Drag & Drop)

1. Ziehen Sie Dateien von Ihrem Computer
2. Legen Sie sie im Bereich „+ Datei hierher ziehen..." ab
3. Die Dateien werden automatisch hochgeladen

Methode 2: Durchsuchen und Auswählen

1. Klicken Sie auf den Bereich „+ Datei hierher ziehen..."
2. Suchen Sie die gewünschte(n) Datei(en)
3. Wählen Sie die Datei(en) aus und klicken Sie auf „Öffnen"
4. Die Dateien werden automatisch hochgeladen

Mehrere Dateien hochladen:

• Sie können mehrere Dateien gleichzeitig auswählen
• Oder mehrere Dateien gemeinsam per Drag & Drop ablegen
• Jede Datei wird unabhängig hochgeladen

Schritt 3: Upload überprüfen

Nach Abschluss des Uploads:

• Das Dokument erscheint in der Liste der Registerkarte „Dokumente"
• Der Dateiname wird wie hochgeladen angezeigt
• Das Upload-Datum wird neben dem Dateinamen angezeigt
• Die Dateigröße wird angezeigt, sofern verfügbar

Unterstützte Dateitypen

Leanheat Monitor akzeptiert die meisten gängigen Dateiformate:

Dokumente:

• PDF-Dokumente (.pdf)
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Textdateien (.txt)

Bilder:

• JPEG-Bilder (.jpg, .jpeg)
• PNG-Bilder (.png)
• GIF-Bilder (.gif)
• BMP-Bilder (.bmp)

Sonstige:

• CSV-Dateien (.csv)
• ZIP-Archive (.zip)

Dateigrößenbeschränkungen: Erfragen Sie die maximale Dateigröße bei Ihrem Administrator. Bei großen Dateien (10MB) kann der Upload je nach Internetgeschwindigkeit länger dauern.

Dokumente anzeigen

Dokument öffnen

1. Klicken Sie in der Registerkarte „Dokumente" auf den Dokumentnamen
2. Das Dokument wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet (PDFs, Bilder)
3. Oder das Dokument wird auf Ihren Computer heruntergeladen (Office-Dateien, andere Typen)

Anzeigeverhalten nach Dateityp:

• PDFs: Werden direkt im Browser zur Ansicht geöffnet
• Bilder: Werden direkt im Browser angezeigt
• Office-Dateien: Werden heruntergeladen und im passenden Programm geöffnet
• Textdateien: Werden je nach Browsereinstellung im Browser geöffnet oder heruntergeladen

Dokumente löschen

So entfernen Sie ein Dokument:

1. Suchen Sie das Dokument in der Registerkarte „Dokumente"
2. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben dem Dokumentnamen
3. Bestätigen Sie den Löschvorgang, wenn Sie dazu aufgefordert werden
4. Das Dokument wird dauerhaft entfernt

Wichtig: Gelöschte Dokumente können nicht wiederhergestellt werden. Stellen Sie vor dem Löschen sicher, dass Sie eine Sicherungskopie haben, falls Sie die Datei später noch benötigen.

Empfohlene Dokumente nach Gerätetyp

Für alle Geräte

• Installationsdatum und Name des Installateurs (Textdokument oder Foto)
• Produkthandbuch (PDF)
• Garantieinformationen (PDF oder Foto)
• Installationsfotos mit Standort und Montage
• Foto der Seriennummer (zum schnellen Nachschlagen)

Gateway-spezifische Dokumente

• Details zur Netzwerkkonfiguration (IP-Adresse, Subnetz, Gateway)
• Dokumentation der MAC-Adresse
• Firmware-Version bei der Installation
• Netzwerkdiagramm mit der Position des Gateways
• Router-/Switch-Konfiguration in Bezug auf das Gateway

eTRV-spezifische Dokumente

• Dokumentation zu Typ und Größe des Heizkörperventils
• Batterietyp und erstes Austauschdatum
• Kalibriereinstellungen, falls manuell angepasst
• Verwendeter Adapter (bei Ventilen, die nicht dem Standard entsprechen)
• Foto des am Heizkörper montierten eTRV
• Anfängliche Einstellungen des Temperatur-Offsets

Raumsensor-spezifische Dokumente

• Montageort und Höhe über dem Boden
• Kalibrier-Offset, falls angewendet
• Raumplan mit der Position des Sensors
• Abstand zu Wärmequellen (Fenster, Heizkörper)

Repeater-spezifische Dokumente

• Diagramm des Abdeckungsbereichs
• Über diesen Repeater verbundene Geräte
• Signalstärkemessungen bei der Installation

Bewährte Praktiken für Dokumentnamen

Empfohlene Namenskonventionen:

• Format: Gerätename_Dokumenttyp_Datum
• Beispiel: "eTRV_A.3.2.1_Manual_2024-01-15.pdf"
• Beispiel: "Gateway_BuildingA_NetworkConfig_2024-01-15.pdf"
• Beispiel: "RoomSensor_301_CalibrationReport_2024-01-15.pdf"

Tipps zur Benennung:

• Verwenden Sie ein einheitliches Datumsformat (JJJJ-MM-TT)
• Vermeiden Sie Leerzeichen (verwenden Sie Unterstriche oder Bindestriche)
• Fügen Sie bei aktualisierten Dokumenten eine Versionsnummer hinzu
• Halten Sie Namen aussagekräftig, aber kurz

Arbeitsablauf der Dokumentenverwaltung

Bei der Installation:

1. Laden Sie das Produkthandbuch direkt nach der Inbetriebnahme des Geräts hoch
2. Machen Sie Installationsfotos und laden Sie sie hoch (bevor Sie Zugangsblenden schließen)
3. Laden Sie die Garantieunterlagen hoch
4. Erstellen Sie ein grundlegendes Konfigurationsdokument und laden Sie es hoch

Im laufenden Betrieb:

1. Laden Sie nach jedem Servicebesuch die Wartungsprotokolle hoch
2. Fügen Sie Fotos von festgestellten Problemen hinzu
3. Laden Sie Notizen zu Firmware-Updates hoch
4. Dokumentieren Sie alle Konfigurationsänderungen

Zur Fehlerbehebung:

1. Sehen Sie sich vorhandene Dokumente zur Gerätehistorie an
2. Fügen Sie neue Notizen zur Fehlerbehebung und zu Lösungen hinzu
3. Laden Sie Diagnoseberichte oder Screenshots hoch
4. Dokumentieren Sie die Lösung für spätere Referenz

Tipps zur Organisation von Dokumenten

Für die Verwaltung vieler Dokumente:

• Bei der Installation hochladen: Beginnen Sie sofort mit der Dokumentenbibliothek
• Fotos beifügen: Visuelle Dokumentation hilft bei der Fehlerbehebung aus der Ferne
• Regelmäßig aktualisieren: Fügen Sie nach jedem Wartungsbesuch Protokolle hinzu
• Veraltete Dateien löschen: Entfernen Sie überholte Handbücher oder alte Konfigurationen
• Nach Möglichkeit komprimieren: Fassen Sie mehrere zusammengehörige Dateien in einem ZIP-Archiv zusammen
• Aussagekräftige Namen verwenden: Machen Sie Dateien auffindbar und eindeutig identifizierbar

Fehlerbehebung

Problem: Dokument kann nicht hochgeladen werden

Prüfen Sie, ob die Datei zu groß ist (versuchen Sie, sie zu komprimieren oder die Bildqualität zu reduzieren). Prüfen Sie, ob der Dateityp unterstützt wird. Versuchen Sie einen anderen Browser, wenn der Upload fehlschlägt. Prüfen Sie die Stabilität der Internetverbindung. Leeren Sie den Browser-Cache und versuchen Sie es erneut.

Problem: Dokument lässt sich nicht öffnen

Prüfen Sie, ob Sie eine passende Software zum Öffnen des Dateityps haben (z. B. Adobe Reader für PDFs). Versuchen Sie, die Datei herunterzuladen, statt sie im Browser anzuzeigen. Prüfen Sie anhand der Dateigröße, ob die Datei beschädigt ist. Versuchen Sie, sie in einem anderen Browser zu öffnen. Laden Sie das Dokument erneut hoch, wenn es beschädigt erscheint.

Problem: Falsches Dokument hochgeladen

Löschen Sie das falsche Dokument. Laden Sie das richtige Dokument hoch. Benennen Sie das richtige Dokument bei Bedarf mit den Gerätedetails um.

Problem: Hochgeladenes Dokument nicht auffindbar

Prüfen Sie, ob Sie das richtige Gerät anzeigen. Prüfen Sie, ob Sie das Dokument auf das vorgesehene Gerät hochgeladen haben (nicht auf ein anderes Gerät mit ähnlichem Namen). Durchsuchen Sie die Geräteliste, wenn Sie nicht sicher sind, welches Gerät das Dokument enthält. Fragen Sie bei Kollegen nach, falls das Dokument gelöscht worden sein könnte.